اقدامات دستیار مجازی در کسب درآمد اینترنتی

هر کسب و کار و راه اندازی شرکت و یا بنگاه کسب درآمد علاوه بر مدیر و یا رئیس که معمولا صاحب اصلی شرکت است نیاز به نیروی انسانی همراه در زمینه های مختلف است البته با توجه به سطح درآمد و میزان قدرت مالی و دارایی و نوع فعالیت نیروی انسانی ، تعاد نیروهای جهت جذب را مشخص می کند علاوه بر مدیر و یا مدیرعامل، معاون ، منشی ، کارپرداز، بازاریاب، حمل و نقل و... هم دارد . در دنیای کسب و کار آنلاین و کسب درآمد از طریق اینترنت ، یک شغل جدید به نام دستیار مجازی به وجود آمده است. این دستیار مجازی در پیشرفت کسب و کار و جذب نیرو و رفع مشکلات در کسب درآمد آنلاین فوق العاده تاثیر گذار است.

دستیار مجازی به اشخاص یا شرکت‌هایی گفته می‌شود که مانند یک منشی حرفه‌ای عمل می‌کنند، با این تفاوت که نیاز به تدارک اتاق یا میز کار در محیط شرکت ندارند و به وسیله تلفن و اینترنت با فردی که به آن خدمت ارائه می‌کنند، در ارتباط هستند.  این خدمت جذاب، چندی است که وارد بازار کار ایران نیز شده است و آگهی استخدام برای دستیار مجازی را در سایت‌های مختلفی مشاهده می‌کنیم.

استفاده از یک دستیار مجازی می‌تواند ساعت‌های کاری زیادی را از برنامه‌ی هفتگی‌تان کم کند. ولی دانستن اینکه چه وظایفی باید به این دستیار محول شود، چه وقتی که در حال شروع کسب و کار هستید و چه در حال توسعه‌ی آن، نیاز به آشنایی بیشتر با دستیار مجازی دارد. بیشتر دستیاران مجازی کارکنان قراردادی یا آزادی هستند که در خانه به انجام کارشان مشغولند و وظایف اداریِ مشابه با دستیاران اجرایی یا منشی‌ها دارند. وب‌سایت‌هایی چون odesk.com و elance.com که تبحرشان در کارکنان قراردادی است لیست‌های هزارتایی از دستیاران مجازی در دست دارند.

ژاله بشارت، نائب رئیس بازارایابی oDesk که در ردوود سیتیِ کالیفرنیا واقع است می‌گوید که افزایش تعداد دستیاران مجازی باعث شده که تخصص مورد نیاز در هر طیفی فراهم باشد که این امر یافتن کسی که برای یک کسب و کار مناسب باشد را آسان‌تر می‌کند. در سال ۲۰۱۲، oDesk 25.000 پست در رابطه با شغل‌های دستیار مجازی داشت در حالی که در سال ۲۰۰۸ تعداد پست‌ها تنها به ۲٫۵۰۰ می‌رسید.

کارآفرینان می‌توانند از دستیاران مجازی برای همه نوع کاری استفاده کنند. از تماس گرفتن با فروشنده یا خدمات مشتری گرفته تا فرستادن کارت تشکر برای مشتری های بالقوه. در اینجا نیز، همانند یک کارمند ثابت، ایجاد اعتماد امر مهمی است. بشارت می‌گوید: «آن‌ها هم عضوی از تیم هستند با این تفاوت که کارشان را از راه دور انجام می‌دهند.» نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید؟ ۱۰ روش برایتان آورده‌ایم که بتوانید از دستیاران مجازی برای بهبود کسب و کارتان بهره ببرید.

حسابداری

طبق گفته‌ی کتی کولایاکوف، مدیر بازاریابی انجمن بین‌المللی دستیاران مجازی، که یک گروه تجاری در هندرسونِ نوادا می‌باشد، حساب کردن صورت حساب‌ها و دیگر امور حسابداری از ساده‌ترین مسائلی است که می‌توان به یک دستیار مجازی محول کرد. بسیاری از کسب و کارهای کوچک تصمیم می‌گیرند که سیستم‌های حسابداری‌شان را با دستیاران مجازی‌شان به اشتراک بگذارند تا آن‌‌ها بتوانند بعداً پیگیر وظایفی چون صورتحساب‌های پرداخت‌نشده یا فاکتورهای بزرگ باشند.

کولایاکوف می‌گوید: « کافی است کمی قدرت کنترل مثل رمزعبور و دسترسی به اکانت‌ها را در اختیار آن‌ها بگذارید.»

تحقیقات آنلاین

به راحتی می‌توانید تحقیقات اینترنتی را به عهده‌ی دستیار مجازی بگذارید. به نقل از سو کرامر هاراوود، رئیس «دستیار مجازی آرامش فکری»، کارهایی مانند جمع‌آوری اطلاعات از وب‌سایت شرکت‌ها، کند و کاو در خصوص محصولات جدید و بررسی کارمندان احتمالی یا آشنایان کاری از جمله درخواست‌های عادی هستند. «دستیار مجازی، آرامش فکری» بنگاهی است در اورلاند پارکِ ایلینویز که برای شرکت‌ها دستیار مجازی فراهم می‌کند. حواستان باشد که دستورالعمل‌های واضح به همراه اسم کاربری و رمزعبور برای دستیاران بفرستید تا بتوانند به ابزارهای جستجوی مخصوص یا وب‌سایت‌های پولی دسترسی داشته باشند. تریستن اوبراین، یک متخصص بازاریابی در eBay که در وست‌فیلدِ ایندیانا حضور دارد از دستیار خود می‌خواهد که به او در پیدا کردن موضوعات وبلاگش کمک کند و گاهاً نیز به دنبال اصلاح غلط‌های وبلاگ باشد. وی می‌گوید: «اون می‌گرده ببینه که الان کجا تنورش داغه و وقتی که فهمید به من خبر می‌ده.»

ورودی پایگاه داده‌ها

به‌روز نگه داشتن پایگاه داده‌ها وظیفه‌ی مناسبی برای دستیار مجازی است. این کار می‌تواند شامل تعداد زیادی کارت ویزیت جدید باشد که در یک کنفرانس جمع‌آوری شده‌اند یا راجع‌به به‌روزرسانی اطلاعات آشنایان کنونی باشد. کرامر هاراوود می‌گوید که باید درخصوص نیازها و توقعات‌تان به روشنی صحبت کنید و اطمینان حاصل کنید که دستیار مجازی‌تان قبلاً نیز این نوع کار را انجام داده باشد تا در این صورت احتمال وقوع خطا کمتر شود. «پیگیری یه چیز بی‌نهایت مهم برای صاحبان کسب و کاره. بعضی موقع مشتری ها واسمون کارت ویزیت فاکس یا اسکن می‌کنند و دستیار مجازی این اطلاعات رو وارد پایگاه داده می‌کنه.»

ارائه‌ی داده‌ها

طبق گفته‌ی ریچ پیرسون تبدیل داده‌ی خام به پاورپوینت یا خلاصه‌نویسی نتایج تحقیقات در یک فایل ورد هنگام آماده شدن برای یک جلسه می‌تواند بسیار در صرفه‌جویی در وقت موثر باشد. ریچ پیرسون، مدیر بخش بازاریابی eLance.com است. وب‌سایتی اشتغال‌زا برای کارمندان آزاد که در مانتین ویوی کالیفرنیا واقع است و خود از دستیاران مجازی بهره می‌برد. او می‌گوید که داده «در قالبی قرار می‌گیره که می‌تونم اونو به بقیه هم بدم.»

مدیریت ایمیل‌ها

کالایاکوف می‌گوید که برخی دستیاران مجازی در صندوق ورودی‌تان می‌گردند و مهم‌ترین ایمیل‌ها را برایتان جدا می‌کنند و از طرف شما به بقیه‌ی پیام‌ها پاسخ می‌دهند تا وقت شما تلف نشود. انجام چنین کاری از راه دور آسان است ولی باید دستیارتان را راهنمایی کنید تا بداند چه ایمیل‌هایی کلیدی تلقّی می‌شوند و از دستیارتان بخواهید تا پیش از فرستادن هرگونه پاسخی ابتدا یک کپی برای شما بفرستد تا خطر وقوع اشتباه پایین بیاید.

وظایف اجتماعی

به نقل از بشارت دستیاران مجازی می‌توانند گزینه‌ی خوبی برای انجام وظایفی چون نوشتن کارت‌های تبریک عید یا فرستادن پیام تشکر باشند. بشارت همچنین اضافه می‌کند که انجام این چنین کارهای اجتماعی، تبدیل به یک امر رایج برای دستیاران مجازی شده است. او می‌گوید که چنین وظایفی برای مدیران اجرایی «وقت‌گیر» است «ولی یک دستیار مجازیِ خوب می‌تواند ترتیب همه‌ی این‌ها را بدهد.»

تحقیقات سفر

پیرسون می‌گوید دستیاران مجازی منابع بسیار خوبی برای یافتن هتل، رزرو بلیط و ریختن برنامه‌ی سفر هستند، چه برای سفر کاری چه تفریحی. دستیاران می‌توانند در وب از ابزارهای تحقیقاتی بسیار گسترده‌ی سفری و سایت‌های نقد و بررسی استفاده ببرند. آن‌ها هچنین می‌توانند با تلفن مشکل مناطق زمانی مختلف را در هنگام رزرو بلیط یا تحقیق درخصوص گزینه‌های مسافرت بین‌المللی حل کنند.

برنامه‌ریزی

طبق گفته‌ی کرامر هاراوود به دلیل در دست بودن خیلی از ابزارهای برنامه‌ریزی به صورت آنلاین، دستیاران مجازی اکنون تقویم بسیاری از مشتری ها را تنظیم می‌کنند. از جمله وظایفی که دستیاران با آن سر و کار دارند می‌توان به تنظیم تاریخ دعوت به جلسات دیگران، ترتیب دادن ساعت ویزیت با مشتریان و کمک به برنامه‌ریزی مراسم‌ها اشاره کرد. هاراوود می‌گوید: «قضیه اینه که راحت باشی و از شرّ تقویمت راحت شی» و در عوض آن را به یک شخص غیرپرسنلی که در خارج کار می‌کند بسپارید.

دنبال کردن کسب و کار

اولویت‌بندی فرصت‌های کاری احتمالی می‌تواند کار سختی باشد اما دستیار مجازی می‌تواند در این فرایند کمک کند. اوبراین مثلا به هنگام فروش چیزی در eBay از دستیار خود می‌خواهد تا به دنبال محصولاتی بگردد که فروش دوباره‌شان سود داشته باشد. وی می‌گوید: «من بهشون چند تا وب سایت می‌دم و از اونجا به بعد دیگه پای خودشونه. می‌رن دنبال جنس‌هایی که ته انبار بقیه مونده می‌گردن یا یه جور محصولات دیگه رو پیدا می‌کنن.»

آمادگی خبری

بسیاری زمان محدودی برای دنبال کردن اخبار صنعت خود دارند و به همین خاطر است که برخی کسب و کارهای کوچک به دستیاران مجازی خود سپرده‌اند که حواسشان به اتفاقات مهم خبری باشد. خیلی از مدیران سپس از این اطلاعاتِ کاری برای به‌روز کردن توئیتر خود یا استفاده‌ی هوشمندانه در مکالمات خود با مشتریان ثابت و بالقوه استفاده می‌کنند. به نقل از پیرسون این کار باعث می‌شود به نظر برسد که «مدیران اجرایی انگار آمار هر لحظه را در دست دارند.»